Uma gestão de clínicas bem feita é o que você precisa para ser bem-sucedido. Que tal entender, então, quais as dificuldades enfrentadas no gerenciamento do consultório e ainda descobrir com evitá-las de uma vez por todas?
Seja para profissionais recém-formados ou para os mais antigos, ao abrir sua própria clínica é preciso pensar no gerenciamento de consultório.
Isso porque uma clínica de sucesso não se faz somente com bom atendimento. É essencial saber administrar seu negócio ponta a ponta.
Para te ajudar com isso separamos os maiores desafios da gestão de clínica e ainda vamos te ensinar alguns modos de melhorar seus processos, ter agenda e controle financeiro, por exemplo. Confira!
Dentre as maiores dificuldades em gerenciar um consultório estão as que envolvem cálculos e/ou demandam muito do seu tempo de trabalho.
Afinal, tempo é dinheiro e ninguém quer desperdiçá-lo, certo?
Você precisa ter claro quantos são os dentistas que trabalham no consultório, seus salários e benefícios, os demais colaboradores, como atendentes, por exemplo, o valor dos materiais necessários para aquisição e reposição e assim por diante.
Mas você não precisa parar todo o seu tempo para se preocupar diariamente em fazer esses cálculos. Você pode encontrar algumas outras alternativas mais rápidas e eficientes.
Por exemplo, você pode contratar uma pessoa para essa função, dividir tarefas ou contratar um programa específico que desempenhe essa função de gestão de clínicas.
Independente de qual seja o seu caso, as dificuldades serão parte do cotidiano, mas é possível melhorar e diminuir o trabalho com processos práticos para o gerenciamento de consultório, como automatizar procedimentos .
A seguir, veja como melhorar a gestão do seu consultório e se destacar entre seus concorrentes.
O primeiro desafio do gerenciamento é a gestão da agenda de atendimentos. Afinal, não basta somente realizar marcações de consultas para os pacientes.
É preciso ter acesso a esse material com facilidade para quando você quiser consultar não apenas um atendimento que está por vir, mas também outros que já aconteceram e manter tudo organizado e com histórico disponível.
Além de poder realizar alterações com facilidade em casos de faltas, por exemplo.
Sendo assim, você pode tanto ter uma agenda física que te acompanha, quanto pode usar a tecnologia a seu favor!
Você pode contar com ferramentas como o Google Agenda para marcar seus atendimentos, por exemplo, e buscar por alguma ferramenta que armazene um histórico de acordo com suas necessidades também.
Lembrando que contar com o apoio da tecnologia te permite ter acesso ao que você precise de qualquer lugar e de forma mais rápida e organizada.
O controle financeiro pode ser a parte mais chata da gestão de clínicas, mas é uma das mais importantes também.
Cálculos errados podem ser bastante prejudiciais para o gerenciamento de consultório. As consequências podem ser seríssimas.
Por isso, é ideal ter um controle completo em que você possa ver tudo que entrou e tudo que saiu, como a compra de materiais, instrumentos, pagamento dos funcionários e assim por diante.
Somente dessa maneira será possível avaliar os reais lucros e até mesmo fazer um bom plano a longo prazo para renovação de equipamentos, por exemplo, sem gastar à toa.
A coordenação de dados é mais um passo da gestão de clínicas que merece muito a sua atenção. Isso porque esse ponto terá uma relação direta com os dois próximos itens que vamos citar.
Somente com uma boa coordenação de dados os prontuários de pacientes podem se manter atualizados, por exemplo.
E é essencial que você não perca esses dados, pois o acompanhamento dos tratamentos é de extrema importância para o bem-estar dos pacientes e o gerenciamento de consultório.
Além disso, caso esses dados sejam perdidos, os atendimentos podem se tornar bagunçados.
Isso por fazer com que você acabe realizando procedimentos repetidos no paciente, gerando gastos de materiais e atrasando o tratamento do paciente, por exemplo. E isso não seria nada legal, não é mesmo?
Visto que isso dificultaria a vida do profissional de odontologia, do paciente e toda a gestão do consultório.
Como falamos, a reputação da sua clínica quando você tem uma boa relação com a administração de dados é ideal que os prontuários estejam atualizados.
Dessa maneira, o atendimento pode ser personalizado e então a experiência de cada paciente se torna única. O que gera um bom relacionamento do paciente com a clínica.
Esse tipo de gestão pode parecer simples, mas é essencial para que o paciente tenha uma boa experiência e, consequentemente, fale bem de sua empresa. Isso te ajudará a ter uma boa imagem com outros possíveis clientes que possam vir a escolher a sua clínica.
Lembrando que muitas vezes o marketing gratuito e boca a boca pode ser o mais relevante do mercado para te trazer mais lucros, afinal de contas, pessoas acreditam em pessoas.
Como último desafio, mas não menos importante, temos um ponto que será fundamental para a boa reputação da sua clínica, que é o relacionamento com os seus pacientes.
Esse fator é o que fará as pessoas decidirem entre você e o seu concorrente de primeira. Isso porque até mesmo o atendimento telefônico conta na hora de cativar os clientes.
Então, é muito importante manter todos os funcionários do consultório alinhados para agirem conforme o esperado pelos pacientes, ou seja, com dedicação, paciência e disposição.
Dessa maneira todos serão parte de uma boa experiência do paciente, que voltará a se consultar com você.
Agora que já falamos de muitos pontos que podem ser problemáticos na gestão de clínicas se você não cuidar do jeito certo, é chegada a hora de comentar sobre as possibilidades de melhorar esses processos.
De cara, muitos devem pensar que contratar uma pessoa somente para o gerenciamento de consultório é a melhor opção, certo?
Mas a verdade é que muito pode ser feito com as pessoas que já trabalham no seu consultório. Mesmo que seja só a recepcionista e você, o dentista.
Para isso, busque por ferramentas que auxiliem o seu processo, deixando-o cada vez mais organizado, detalhado e simples.
Confira abaixo, então, nossa dica de ouro para o sucesso com gestão de clínicas!
Um dos melhores modos de realizar um bom gerenciamento de consultório é com um software para gestão de clínicas.
Esses softwares podem ser instalados em qualquer computador, não gerando gastos com equipamentos.
Eles muitas vezes podem automatizar processos complexos como os cálculos do controle financeiro, por exemplo.
Além disso, uma agenda digital e controle de dispensa é tudo que uma boa gestão de clínicas precisa e um bom software também pode oferecer.
Por isso, melhor do que contratar outra pessoa, é poder fazer você mesmo o gerenciamento do seu consultório de maneira facilitada.
Um bom exemplo de software de gestão é o Sistema Ideal.
Isso porque esta ferramenta permite que os dentistas façam o gerenciamento de consultório a partir de qualquer dispositivo móvel.
Assim, você tem todas suas informações armazenadas no software, como orçamentos, atestados, tratamentos, dados dos seus pacientes e assim por diante.
Não se preocupar com essas coisas diariamente e apenas alimentar o software já é um grande alívio, principalmente se tratando do controle financeiro, não é?
Por isso, fique tranquilo em relação aos pagamentos dos seus pacientes.
Com o software Sistema Ideal, você ainda faz a gestão de atendimentos e aumenta o número de pacientes. Incrível, não é mesmo?
Agora você sabe quais são as maiores dificuldades cotidianas de quem possui ou quem pretende abrir um consultório odontológico.
Isso sem falar que ainda podem acontecer outros desafios para os quais ninguém está preparado.
Para isso, estar com sua gestão em dia é a melhor forma de não prejudicar seu negócio, independente do que aconteça, afinal o ideal é realmente se precaver.
Seja para o dia a dia ou para situações fora de rotina, o mais inteligente a se fazer é facilitar os processos.
Dessa maneira, você trabalha tranquilo, seu pacientes são bem atendidos e você pode aproveitar o sucesso de seu consultório.
Por isso, saber utilizar a tecnologia a seu favor é um dos fatores decisivos para que sua clínica se destaque e possa funcionar com eficiência.
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