Blog Clinica Ideal

Uma pesquisa do Sebrae, divulgada ainda em 2014, evidenciou que a falta de planejamento e os problemas de gestão estavam entre as principais causas da morte precoce das empresas.

Alguns anos depois, a conclusão permanece atual: milhares de CNPJ são extintos por falta de controle financeiro e administrativo. Se você tem planos ambiciosos para a sua clínica odontológica, certamente precisa prestar atenção às demandas estratégicas do negócio.

A melhor dica é, sem dúvida, eliminar os gargalos gerenciais e aprimorar as rotinas operacionais. A gente garante que os resultados são imediatos — e, além disso, duradouros!

Neste post, compartilharemos com você os principais sinais de que é necessário melhorar o monitoramento da sua operação.

Preparado? Boa leitura e bons insights!

1. Você tem muitas horas ociosas ao longo do dia

Para os dentistas, as horas ociosas são preocupantes: representam queda direta no faturamento do mês. Garantir o fluxo adequado de pacientes, portanto, deve ser uma prioridade na gestão da clínica — e, para isso, você deve contar com uma série de estratégias e ferramentas.

O primeiro passo para lotar a agenda, prevenindo as quebras nos atendimentos do dia, é conhecer o perfil do seu público. Vale, por exemplo, estudar quais são os períodos mais concorridos e os horários com maior índice de desistências.

Se você encontrar um padrão, pode lançar mão de táticas comerciais ou, se for conveniente, reservar mais tempo para tratar das questões administrativas.

De qualquer forma, horas ociosas e não planejadas são um indicador de que há algo errado na sua operação. Certifique-se de monitorar a agenda e, assim, calcular a taxa de faltas. Abuse da tecnologia para viabilizar o acesso a dados confiáveis!

2. Os documentos não estão digitalizados

Quando o assunto é gestão empresarial, os documentos de apoio são imprescindíveis. Não se trata apenas de organizar as fichas do paciente, relatando todas as etapas do tratamento, mas, também, de manter registros completos das transações financeiras e das demandas administrativas.

Qualquer movimentação monetária, por exemplo, deve constar nos arquivos da clínica. Além de facilitar a contabilidade, seja ela interna ou terceirizada, os documentos favorecem a tomada de decisão, promovendo a visualização clara dos recursos corporativos. A menos que você os perca, né?

Esse é um dos grandes problemas de manter as informações importantes da clínica em papel. Outro entrave relevante diz respeito à velocidade de consulta: quando seus registros estão guardados no armário, uma simples checagem exige uma super mobilização — e nem sempre você terá tempo suficiente para garimpar os documentos.

Por isso, a dica é investir pesado em digitalização. Do Comercial ao Financeiro, passando pelo estoque e pelo RH, é possível automatizar tarefas e maximizar o desempenho da equipe, garantindo que os dados estarão sempre disponíveis, à distância de alguns cliques.

3. Seu estoque está fora de controle

Enganam-se aqueles que pensam que a preocupação com os níveis de estoque é restrita às grandes corporações. A verdade é bem diferente: se você quer alavancar sua operação e potencializar a lucratividade do negócio, jamais negligencie o controle do almoxarifado, combinado?

Nas clínicas odontológicas, os suprimentos geralmente custam caro. Da resina às brocas, é preciso acertar nas quantidades, assegurar a disponibilidade e evitar desperdícios. Afinal, tudo o que você não quer é remarcar um tratamento por falta de insumos, né? Ou, o que é ainda pior, ver um lote de adesivos de restauração perder o prazo de validade.

Situações assim devem ser prevenidas e o controle do estoque é a chave para processos estruturados.

O segredo do almoxarifado está na velocidade e na confiabilidade das informações. O acompanhamento de materiais só será eficiente se houver o suporte de uma tecnologia adequada, capaz de centralizar os inputs e simplificar as avaliações de estoque.

E mais: alguns softwares permitem, inclusive, a definição de mínimos e máximos, emitindo alertas quando os números críticos (para mais ou para menos) são atingidos.

4. Você não sabe quais são seus custos (fixos e variáveis)

Aqui vai um alerta: a lucratividade da sua clínica não depende exclusivamente do seu faturamento. Você pode atender centenas — ou até milhares — de pacientes por mês, obtendo um bom ticket médio com os tratamentos que oferece, e mesmo assim operar no vermelho. Se ignorados, os custos fixos e variáveis podem comprometer a saúde do seu negócio.

Antes de mais nada, você precisa entender a diferença entre os conceitos. Para já: enquanto o custo fixo contempla as despesas regulares, tais como o aluguel do ponto físico e pagamento de funcionários, o custo variável descreve os gastos esporádicos, tais como compra de materiais e o pagamento de impostos sobre venda de serviços. No fim de cada mês, os dois se somam para formar o custo total da operação no período.

Você não conhecia os termos e nunca prestou atenção ao dinheiro que sai do seu caixa a cada 30 dias?

Alerta máximo: você está dilapidando seu capital, não tem nenhuma propriedade sobre os números do consultório e não possui nenhum tipo de controle financeiro ou administrativo.

Uma reformulação de processos, ferramentas e hábitos é urgente. Para isso, abuse da tecnologia de gestão!

5. Você não sabe quanto dinheiro tem para receber

Tão importante quanto conhecer os custos do negócio é estar por dentro dos recebíveis, né? No dia a dia da clínica, por exemplo, é comum negociar pagamentos parcelados e, assim, diluir os recebimentos em 3, 6 ou 12 meses — a depender do valor total do tratamento e do seu planejamento financeiro.

Se você concorda que a entrada de dinheiro é fundamental à saúde e à sustentabilidade de qualquer empresa, inclusive daquelas que lidam com a saúde das pessoas, provavelmente ficaria surpreso com a quantidade de dentistas que não tem controle algum sobre o volume de recebíveis.

Ou seja: ao final de cada mês, a surpresa é certeira (infelizmente, nem sempre é positiva) e cabe ao profissional a missão de rastrear os valores que caíram na conta. Um retrabalho danado.

Não existe fórmula mágica para repelir esse tipo de incômodo: o único jeito de manter as contas em dia, agregando previsibilidade aos pagamentos e às retiradas, é alimentar os registros financeiros administrativos. Fechou um tratamento e parcelou em 4 vezes?

Atualize o fluxo de caixa e tenha a segurança de que, no fechamento, o dinheiro que você calculou estará, de fato, na sua conta.

6. Você não consegue planejar novos investimentos

Na vida e no trabalho, novos investimentos exigem planejamento prévio. Se você não se sente confortável com uma mensalidade fixa de R$1.500 ao longo de dois ou três anos, por exemplo, talvez seja melhor postergar a especialização que você considerou fazer no próximo semestre, certo?

Na grande maioria dos casos, inclusive nas clínicas odontológicas, a confiança para investir deriva de um fluxo de caixa equilibrado.

Quando as entradas são maiores que as saídas, gerando lucros interessantes no curto e no médio prazo, fica mais fácil apostar em mudanças e inovações — tanto na estrutura da clínica, no que diz respeito à aquisição de novos equipamentos, quanto na busca por capacitação técnica, no esforço para ampliar o portfólio de serviços oferecidos.

Você se empenha em otimizar os recursos internos e, mesmo assim, nunca consegue partir para novos investimentos? Fique atento: esse é um sinal claro de que algo não anda bem no seu controle administrativo e financeiro.

Se você tem uma boa carteira de pacientes e prática margens sadias na venda dos serviços, pode ser que o problema esteja na sua gestão.

Para encontrá-lo (e eliminá-lo o mais rápido possível!), abuse da tecnologia e invista em sistemas que centralizam, organizam e descomplicam as informações, facilitando a identificação de impasses na operação.

7. É impossível analisar o crescimento da clínica em números

Poucos dentistas saem da faculdade dominando processos e estratégias gerenciais. Apesar disso, é importante que a sua clínica possa contar com uma liderança persistente e engajada, capaz de enxergar os gargalos da operação e de propor soluções eficientes para corrigir eventuais desvios. A boa notícia é que você pode (e deve) ser essa pessoa!

Os relatórios e indicadores de performance são alguns dos maiores aliados da gestão enxuta e otimizada — e a ausência deles significa que você certamente não está tomando as decisões do negócio de forma correta.

Verificar os números deve fazer parte da sua rotina e suportar os seus próximos passos à frente da clínica.

Imagine, por exemplo, que você queira avaliar o crescimento da operação de um ano para o outro. Existem diversas formas de fazer isso: levantando o número total de pacientes atendidos, separando apenas os novos clientes ou comparando o faturamento dos dois períodos.

Independente da sua tática de análise, porém, você precisará de uma tecnologia estruturada para fornecer os dados úteis às suas conclusões. Sem um mecanismo inteligente, robusto e integrado, fica difícil validar o sucesso da sua gestão.

Para preencher as lacunas administrativas, permitindo desenvolvimento exponencial, não pense duas vezes: lance mão de um bom software ERP e garanta que a sua clínica conquiste a prosperidade sem abrir mão de bases sólidas. Faz toda a diferença!

Diante de tantas informações, a mensagem final é bem direta: à frente de uma clínica odontológica, você precisa garantir que o controle financeiro e administrativo faça parte das rotinas do negócio.

Afinal, somente ao munir-se de dados confiáveis, automatizando tarefas para otimizar recursos, é possível trilhar um caminho de desenvolvimento. Conte com a gente para isso!