Todo cirurgião-dentista, além de prestar seus serviços com dedicação e excelência, precisa atuar como gestor. Afinal de contas, toda clínica também é uma empresa, e precisa de alguns cuidados para permanecer em pleno funcionamento.
Um deles é a organização. Se você atua na área, sabe como organizar um consultório odontológico é essencial, e apesar de envolver uma série de fatores, a longo prazo, pode poupar tempo e manter seu negócio saudável.
Para ajudar você a criar uma rotina de organização, listamos cinco dicas práticas e de aplicação simples. Vamos conferir?
1. Tenha um bom software para dentista
Muitos dos fatores que regem um consultório como agenda, informações sobre pacientes, controle de estoque, tributação e gestão financeira, podem ser concentradas em um único programa de computador, ou seja, um software de gestão para consultórios.
Como benefício, o dentista pode simplificar e agilizar os processos e poupar o tempo que gastaria com a administração de cada um desses fatores. O acesso às informações é mais simples e o risco de falhas ou perdas acaba sendo menor.
Hoje, é possível encontrar uma grande variedade de opções de softwares para dentistas. Antes de contratar qualquer serviço, compare os benefícios e verifique qual deles mais se encaixa às necessidades de seu consultório.
2. Faça planejamento de estoque
Imagine essa situação: às vésperas de um procedimento de dentística, você percebe que está sem estoque do cimento resinoso necessário. Como consequência, tem que cancelar a consulta e acaba perdendo o paciente, que prefere procurar outro profissional.
Apesar de ser um cenário hipotético, isso acontece com maior frequência que se imagina. Muitas vezes, por não manter um estoque planejado com frequência, alguns cirurgiões-dentistas acabam tendo que cancelar consultas em cima da hora.
Para evitar essa questão, faça atualizações do seu estoque todos os dias, verificando as quantidades de cada produto, e anotando quais foram utilizados.
Uma dica é utilizar um bom software para lançar esses valores. Alguns programas têm funcionalidades que facilitam na hora de visualizar o estoque, e avisam quando alguns produtos estão próximos de acabar.
3. Treine bem os demais profissionais
Um dentista nunca trabalha sozinho. Em seu dia a dia, ele precisa da ajuda de outros profissionais para cumprir funções, desde questões ligadas à secretaria a auxílio durante os procedimentos odontológicos.
Como forma de manter um funcionamento organizado e coeso, realize treinamentos com esses colaboradores, explicando qual a forma de trabalhar dentro do consultório, e como eles devem proceder em determinadas situações.
Para a secretária, explique formas de se manter uma boa comunicação e de manter a clínica sempre organizada, verificando a agenda e entrando em contato com os pacientes quando necessário.
Já o auxiliar deve estar bastante atento durante os procedimentos, passando propriedade e segurança durante os atendimentos. Lembre-se que esses profissionais são as engrenagens que mantêm a clínica funcionando, e um bom treinamento é necessário para que tudo esteja bem alinhado.
4. Preze pela pontualidade
Você já deve ter ouvido inúmeras reclamações sobre pacientes que tiveram que esperar durante muito tempo na recepção antes de serem atendidos. Isso pode gerar desconfortos com a secretária e os demais presentes e ainda prejudicar o bom andamento de sua consulta.
A falta de pontualidade no consultório é uma grande bola de neve: vai acumulando pequenos atrasos, e no fim do dia, pode resultar em consultas desmarcadas, prolongamento do dia de trabalho e insatisfação. Para que evitar que isso ocorra, adote medidas que prezam pela pontualidade.
Oriente a secretária para que ligue um dia antes das consultas, relembrando o paciente a respeito do horário, e reiterando que atrasos não são tolerados e podem acarretar na perda do agendamento.
No dia, estabeleça um limite de 5 minutos depois do prazo combinado para que o paciente esteja dentro do consultório e sendo atendido.
Como contrapartida, leve seus horários a sério e evite atrasos a todo custo. É favorável que você mantenha um tempo maior entre uma consulta e outra, mas siga a agenda a risca, que ter que lidar com desmarcações e instatisfação por parte dos seus clientes.
5. Tenha bons fornecedores
Sem os equipamentos, materiais e fármacos à disposição, não há muito que um cirurgião-dentista possa fazer em seu consultório. Por isso, é imprescindível que você sempre tenha um bom fornecedor à sua disposição.
Essa empresa será responsável por fornecer os produtos necessários para manter seu consultório organizado. Por isso, é importante que ela tenha qualidade no atendimento, logística agilizada na entrega, bons preços e um catálogo que atenda às suas necessidades.
Antes do advento das dentais online, o contato costumava ser mais difícil, por meio de ligações telefônicas ou de um representante. Hoje, com os e-commerces, é possível conferir o catálogo, fazer seu pedido e receber os produtos dentro de poucos dias.
Uma dica na hora de escolher um bom fornecedor é procurar por empresas com experiência no mercado, mas com uma boa presença online.
Um dentista que não sabe como organizar um consultório odontológico pode acabar tendo muitos problemas. Porém, com algumas dicas simples, é possível melhorar consideravelmente seu funcionamento proporcionando um melhor ambiente a você e aos seus pacientes.
Conteúdo produzido pela redação da Surya Dental
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