Organizando a contabilidade da sua Clínica Odontológica

Ser dentista e empreendedor não é moleza, pois são vários os conhecimentos além da prática clínica que precisamos ter, sendo que um dos que mais preocupam os profissionais é a contabilidade para dentistas.

Afinal, é necessário pensar em meios de reduzir a carga tributária, evitando sonegá-la ou correr o risco de sofrer sanções e multas do Fisco.

Abaixo, temos algumas dicas importantes para você realizar a contabilidade do seu consultório!

Pessoa física x Pessoa jurídica

Quando se é autônomo, é possível atuar de duas formas: pessoa física ou jurídica, sendo que ambas recolhem tributos.

Atuando como pessoa física, é necessário manter o livro caixa sempre atualizado, constando todas as despesas do consultório e as entradas e saídas, para assim calcular o faturamento mensal.

A diferença é que, neste caso, é possível usar as despesas do consultório para abater no Imposto de Renda, sendo  que o valor do imposto a ser pago varia de 7% a até 27,5%.

Atuando como Pessoa Jurídica, o dentista irá constituir firma e terá um CNPJ, gerando assim diversos benefícios, como: facilidade na gestão tributária, possibilidade de inclusão no Simples Nacional (alíquota de imposto de 6%), empréstimo facilitado e financiamentos empresariais, além de que a partir de 2 cadeiras, as clínicas podem trabalhar com convênios, com a  redução no imposto sobre funcionários, etc.

Caso queira se tornar mais profissional, é recomendado optar por atuar como Pessoa Jurídica (tudo depende de cada caso). No geral, essa é a escolha dos profissionais que desejam pagar menos impostos.

Regime de tributação

O regime de tributação é uma das dúvidas mais comuns. Ele será adotado por quem atuar como pessoa jurídica, influenciando no valor de imposto pago mensalmente.

São 3 possibilidades:

• Lucro Real: os tributos são baseados na lucratividade da empresa e a alíquota varia mensalmente. Quando são apurados prejuízos, não há cobrança de imposto. Em geral, é adotado por consultórios com faturamento alto;

• Lucro Presumido: o percentual de tributação é definido pelo governo e é fixo, ou seja, independente se no período apurado o seu consultório teve lucro ou prejuízo. Os percentuais variam de estado e município;

• Simples Nacional: graças à Lei Complementar (LC) 147/14, as clínicas médicas e odontológicas puderam se enquadrar no Simples Nacional. A vantagem é que você pagará todos os impostos em uma só guia. Mas atenção, em alguns casos a tributação poderá ser maior do que no Lucro Presumido dependendo do faturamento.

Para escolher o melhor regime, considere sempre o faturamento médio da sua empresa e simule todas as opções, encontrando a que lhe ofereça menor tributação. Também não se esqueça de analisar se a sua empresa pode ser enquadrada em determinado regime.

No caso do Simples Nacional, só são permitidas empresas com faturamento anual máximo de R$ 4,8 milhões.

Obrigações Fiscais e acessórias

Se for atuar como Pessoa Jurídica (PJ), é preciso se atentar às obrigações fiscais, como:

• Escrituração contábil: registro que regula os atos administrativos, pode ser manual ou automatizado;

• Emissão de notas fiscais para prestação de serviços: é preciso emitir a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônico) para os pacientes;

• DMED anual: a sigla refere-se à Declaração de Serviços Médicos e de Saúde e Precisa ser feita todos os anos, registrando os serviços prestados no consultório;

• Folha de pagamento: registro do pagamento efetuado aos funcionários.

Com relação à emissão das notas fiscais, fique alerta ao valor total faturado, pois é necessária a retenção de impostos destacados na nota, além da entrega obrigatória da DEFIS (para os enquadrados no Simples Nacional), DMED (para os enquadrados no Lucro Presumido), Sped Contribuições e Contábil (ECD e ECF) para empresas de Lucro Presumido e Lucro Real.

Além disso, você também terá de se preocupar com as obrigações acessórias – as informações fiscais do seu consultório que precisam ser transmitidas ao governo para atestar as apurações de impostos e demais obrigações realizadas. São elas:

• Apuração do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), se for o caso;

• SPED Fiscal ICMS/ IPI

• SPED Contribuições;

• GIAS (Guia de Informação e Apuração do ICMS);

• DCTFs (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);

• DIRF (Declaração do Imposto de Renda retido na Fonte);

• Escrituração das Notas como tomador de Serviço.

Obrigações trabalhistas

Possui funcionários no seu consultório? Então preocupe-se com as obrigações trabalhistas relacionadas à contratação de funcionários e ao pró-labore (“salário” dos sócios), tais como:

• Pró-labore: sobre o valor pago ao sócio (ou a você mesmo) é preciso reter 11% referente ao INSS. O valor deve ser informado junto com as obrigações acessórias dos demais funcionários;

• Salário e obrigações sociais: retenção do INSS e do FGTS sobre a folha de pagamento;

• Declarações Acessórias: SEFIP, CAGED, RAIS e DIRF;

• Admissão e demissão: precisam seguir o que dita a CLT.

MEI e Natureza Jurídica

Atenção, pois dentista não pode ser enquadrado como Microempreendedor Individual (MEI), pois como os dentistas possuem atividade regulamentada pelo CFO (Conselho Federal de Odontologia), acaba se tornando uma atividade incompatível com a legislação do MEI, que tem a finalidade é formalizar os profissionais não atendidos pela legislação específica.

Nesse caso, é necessário tomar outras alternativas em relação à natureza jurídica, como:

• Microempresa: destinada à empresas com rendimento anual máximo de R$ 360.000,00;

• Empresário Individual: modelo indicado para o empreendedor que não pretende ter sócios. Não exige capital mínimo para abertura de empresa, mas não há separação jurídica entre os bens do empresário pessoa jurídica e seus bens pessoais. É tributado pelo Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido;

• EIRELI (Empresa Individual de Responsabilidade Limitada): também só permite um sócio, que é o próprio empresário, há separação jurídica do patrimônio pessoal e da empresa, mas exige capital mínimo de 100 vezes o valor do salário-mínimo vigente no momento de registro da empresa;

• Sociedade Simples: sociedade constituída para prestação de serviços de atividade intelectual e cooperativa. No caso de dívidas, a responsabilidade dos sócios poderá ser limitada ou ilimitada, ficando a critério dos sócios determinar se os bens particulares responderão ou não pelas obrigações da clínica, sendo, essas questões, dispostas no Contrato Social.

Como fazer a contabilidade do meu consultório?

A contabilidade para dentistas é um assunto amplo, sendo necessário procurar orientação especializada de um escritório que trabalha exclusivamente com profissionais da saúde.

Algumas hábitos ajudam bastante na hora de manter a contabilidade em dia:

• Habitue-se a lançar as entradas e saídas no fluxo de caixa;

• Separe as despesas fixas e variáveis do consultório;

• Mantenha as contas bancárias pessoais e da clínica separadas;

• Informar-se sobre todos os tributos que a sua clínica precisa pagar, bem como as datas de ocorrência de cada um deles;

• Avalie os documentos contábeis enviados pelos contadores;

• Analise os demonstrativos financeiros e acompanhe a lucratividade do seu consultório;

• Junto do contador, faça um planejamento tributário, avaliando as possibilidades de dedução fiscal ou de troca de regime tributário, caso seja necessário;

• Mantenha o controle de todas as notas enviadas e recebidas;

• Use um software de gestão.

Neste artigo, você viu que a contabilidade para dentistas é um assunto amplo e cheio de pormenores, sendo indispensável avaliar a sua realidade antes de escolher o caminho a ser traçado.

Conteúdo produzido por Thadeu D’Pádua, analista de conteúdo da Emitte.