Há muitos tipos de sistemas de gestão no mercado. Mas é necessário muita cautela na hora de escolher aquele que vai fazer a sua clínica odontológica crescer. Diante disso, foram separadas algumas dicas fundamentais para melhor ajudar o profissional da saúde na hora que realizar a contratação do sistema de gestão. Confira agora!
Administrar o dia a dia de um consultório odontológico não costuma ser uma tarefa fácil, agora imagina a rotina de uma clínica. São tantos pontos que merecem atenção. O controle financeiro do estabelecimento, faturamento TISS, estoque, qualidade no atendimento com o paciente, prontuário e entre outras opções.
O gestor ou profissional da saúde pode até tentar se organizar, mas chega um momento que um desses pontos foge do controle da gestão. É nesse momento que o dentista precisa entender que a tecnologia pode se tornar a maior aliada. Então é chegada a hora de começar a sondar qual melhor sistema de gestão pode atender as necessidades.
Uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas é fundamental para conseguir suprir e organizar todas as necessidades estabelecimento médico. Mas em primeiro lugar, é necessário avaliar a maior necessidade de fato, isto porque cada clínica odontológica enfrenta um dilema diferente. Por exemplo, um sistema de gestão vai ter um uso dentro de um consultório pequeno muito diferente se comparado com uma clínica.
No caso de uma clínica odontológica, funcionalidades como a gestão do estoque e fluxo de caixa permitem o acompanhamento simultâneo do que está acontecendo em cada unidade. Mas independente do tamanho do estabelecimento, é fundamental considerar os seguintes pontos na hora de escolher um sistema de gestão para clínicas odontológicas, confira abaixo:
Se o sistema de gestão é intuitivo e fácil de usar
Muitos sistemas de gestão presentes no mercado não são didáticos e intuitivos. O que demanda um necessário treinamento para o profissional da saúde se familiarizar com o sistema.
Então para ter certeza, o aconselhável é a solicitação de uma demonstração com o time comercial e um período de teste gratuito na plataforma. Só assim é possível fazer uma avaliação se o gestor e o restante da equipe da clínica são capazes de fazer o uso sem haver a necessidade de um treinamento intensivo.
Time de Suporte Diferenciado
Para que o estabelecimento da saúde fortaleça os laços de parceria com o sistema de gestão e, ao mesmo tempo, cresça, a presença de um time de suporte atencioso se torna fundamental. É ele um dos maiores responsáveis em garantir o sucesso da clínica ou consultório.
Em contrapartida, o estabelecimento da saúde precisa sentir a confiança que o time de suporte responderá dentro de um período de tempo rápido quando uma dúvida ou eventualidade surgirem.
Backup de dados
É válido analisar se o sistema de gestão proporciona a possibilidade de realizar backups periódicos para que nenhuma informação ou dados do consultório ou clínica odontológica sejam perdidos caso aconteça um problema operacional.
Principalmente em sistemas de gestão cujos dados não ficam armazenados em um computador do negócio da saúde e sim na nuvem.
Fique a atento se o sistema de gestão está de acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi sancionada no ano de 2018 e vai ser implementada neste ano, 2020. Diante disso, será que todos os sistemas de gestão estão alinhados em resguardar as informações dos pacientes e as dos profissionais da saúde?
Um dos vários atributos que vale ser conferido é se o sistema de gestão possui criptografia de ponta. Isto significa a impossibilidade do acesso a informações através de terceiros. Outro exemplo é a AWS (Amazon) a plataforma em nuvem mais extensiva do mundo. Inclusive muito utilizada pela Casa Blanca e Nasa.
Estes servidores não só garantem rapidez e agilidade no sistema de gestão com também a máxima proteção para todas as informações.
5 recursos capazes de suprir a necessidade do seu negócio da saúde
Após avaliar estes tópicos é preciso se atentar à maior necessidade que a clínica odontológica ou consultório tem. Diante disso, é preciso pontuar alguns recursos-chave que o sistema de gestão é capaz de proporcionar. Acompanhe a seguir:
- Tenha controle sobre a gestão do financeiro da clínica odontológica
A gestão financeira nada mais é que o controle que o gestor ou profissional da saúde vai ter em cima das despesas que o estabelecimento tem. Isso inclui as análises dos investimentos, fluxos de caixa, contas a receber e a pagar, movimentação de gastos e entre outros aspectos.
Ela é caracterizada como um dos processos mais importantes a se administrar. Pois através de uma gestão assertiva é capaz de reduzir os custos e evitar prejuízos. Com o auxílio de um sistema de gestão, ainda abre brechas para pensar em estratégias de planejamento de investimentos e possíveis gastos como também estipular objetivos e metas a serem cumpridos.
- Prontuário Eletrônico com assinatura digital
Um dos primeiros pontos que deve ser ressaltado neste tópico é o uso sustentável que a tecnologia proporciona para os prestadores. Pois o prontuário eletrônico consegue deixar a rotina do médico mais organizada e com as informações dos pacientes centralizadas em um único lugar e, ao mesmo tempo, sem a necessidade do uso de papéis.
Como todos os dados da saúde ficam armazenados em nuvem, possibilita que todos os registros sejam compartilhados através do sistema para todo o negócio da saúde. São informações que ficam conectadas e disponíveis para quem faz o uso, isto é, o prestador vai poder acessá-las onde estiver.
Para garantir ainda mais segurança, alguns sistemas de gestão já possuem Certificado Digital com infraestrutura (ICP-Brasil) para garantir validade jurídica em todos os documentos assinados digitalmente pelos profissionais da saúde. Como, por exemplo, atestados médicos, receituários e pedidos de exames.
- Agendamento online
O agendamento online nada mais é que uma forma inovadora do paciente se relacionar com os prestadores da saúde. Ademais, o agendamento online permite que os pacientes marquem as consultas de forma independente.
Alguns sistemas de gestão ainda fornecem um minicurrículo do médico anexado ao horário de cada prestador da saúde disponível no agendamento online para que o paciente possa conhecer um pouco da trajetória profissional do prestador da saúde e com isso, ser o ponto de partida, para um atendimento mais humanizado.
- Marketing de Relacionamento com o Paciente
Se o gestor tem o interesse em aumentar a taxa de retenção da clínica odontológica e fazer com ela cresça o marketing de relacionamento com o paciente de um sistema de gestão oferece tudo isso e muito mais.
Vai ser com esse módulo que que o profissional da saúde vai conseguir direcionar uma atenção diferenciada aos pacientes e trabalhar melhor a base com mensagens personalizadas para determinados perfis e proporcionar a melhor experiência ponta a ponta na jornada do paciente, isto é, desde o agendamento de uma consulta até o pós-atendimento.
- Faturamento TISS
O sistema de gestão para clínicas odontológicas tem como recurso o faturamento TISS. Este módulo tem como finalidade a redução de glosas médicas e o aprimoramento da gestão financeira.
Para quem não sabe, glosas médicas acontecem quando operadoras de planos de saúde não realizam o pagamentos do atendimentos que foram prestados por laboratórios ou clínicas.
Desse modo, acaba comprometendo a gestão financeira da clínica com a demora para realizar os repasses médicos e, ao mesmo tempo, demanda um certo retrabalho de toda a equipe do negócio da saúde. Portanto, o faturamento TISS consegue reduzir estas ocasionalidades e trazer maior praticidade.
Como o sistema de gestão do Shosp pode otimizar o seu atendimento e alavancar os resultados da sua clínica odontológica
O Shosp é um sistema de gestão que possui todas estas principais funcionalidades para garantir a melhor gestão do consultório ou clínica. É um sistema na nuvem que cumpre todos os critérios que regem a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
A plataforma de gestão também conta com módulos como recepção automatizada, estoque, telemedicina com a opção de teleatender gratuitamente, ou seja, tudo para o profissional da saúde conseguir alavancar os resultados do estabelecimento, humanizar o atendimento e fortalecer a sua presença digital perante a concorrência.
Para conhecer um pouco melhor dos reais valores que este sistema de gestão tem a oferecer, realize o teste gratuito ou marque uma demonstração do sistema com um dos consultores comerciais.
Conteúdo produzido por Fernanda Barcelos, jornalista e publicitária pela Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro (PUC-Rio), pós-graduada em Marketing e Design Digital pela ESPM-rio e Analista de Marketing do Shosp, Software de gestão para clínicas e consultórios.
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