O guia completo para gerenciamento de clínicas

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Veja neste conteúdo tudo sobre gerenciamento de clínicas e descubra como torná-la eficiente e como usá-la para o seu crescimento.

Equipe de dentistas discutindo sobre gestão de clínicas

O assunto gerenciamento de clínicas está em alta nos últimos e muito disso é por conta do crescimento meteórico do mercado odontológico.

A partir disso, a gestão tornou-se fundamental para uma clínica que deseja se destacar no mercado. Afinal, a concorrência hoje é enorme.

Uma clínica é e deve funcionar como uma empresa. Sendo assim, cuidar das diversas áreas que envolvem seu funcionamento é muito importante e para isso, você precisa dos processos, pessoas e ferramentas certos.

Para te auxiliar nessa tarefa, preparamos este guia completo sobre como realizar o gerenciamento de clínicas. Veja agora:

O que é o gerenciamento de clínicas 

O gerenciamento de clínicas nada mais é do que ter controle sobre todos os processos que conduzem o funcionamento da empresa.

Dessa forma, você garante o máximo de eficiência da sua equipe e de todos os setores que a compõem. Ainda mais se utilizar um sistema de gestão de clínica médica para ajudar nessa tarefa.

Em resumo, a gestão desenvolvida dentro da sua clínica quem decide o nível de sucesso que você pode alcançar. Se bem feita, os objetivos são alcançados. Caso não, alcançá-los se torna praticamente impossível.

As principais atividades de gestão

Uma série de atividades envolve o dia a dia da clínica e ter conhecimento sobre elas e em como excecutá-las é muito importante para focar seus esforços e alcançar seus objetivos.

Dentre as principais demandas de um negócio odontológico estão:

Liderança

Para um bom gerenciamento de clínicas é fundamental que você conduza a sua equipe.  

Para isso, é importante que você saiba delegar funções para os seus colaboradores. 

Definir sobre o que cada colaborador será responsável é fundamental para que a empresa cresça de modo com que os funcionários estejam sempre satisfeitos e motivados.

Visão estratégica

O gestor capaz de realizar um bom gerenciamento de clínicas consegue avaliar o que deve ser feito a curto, médio e longo prazo. 

É preciso ter no dia a dia visão estratégica para identificar pontos de melhoria e ações que estão tendo bons resultados.

Controle de estoque

Controlar o estoque por meio de um software gerencial para pequenas empresas é fundamental para não investir dinheiro em coisas desnecessárias. 

Por exemplo, com o controle de estoque você pode saber quais são os itens que mais saem e qual é o melhor momento para se realizar uma compra. 

Fluxo de caixa financeiro

Todas as entradas devem ser registradas na sua gestão de fluxo de caixa, pois assim você terá controle sobre o seu dinheiro.

Criar uma rotina para a sua gestão de fluxo de caixa é fundamental e não tomará muito do seu tempo, principalmente após adquirir o hábito de utilizar o software de gestão de clínicas. 

Ter o controle do que você tem para receber no futuro permite que você negocie com os seus fornecedores os melhores prazos para pagamento. 

Com isso, você terá mais folga em seus planejamentos financeiros e certamente poderá ter uma visão melhor sobre quanto dinheiro terá em determinadas épocas. 

Administração de demandas

Um gerenciamento de clínicas eficiente administra demandas. Isso significa que além de delegar atividades é preciso acompanhar a realização e os resultados obtidos.

Assim é possível se preparar para qualquer eventualidade e manter tudo funcionando corretamente.

Os principais desafios de gestão de clínicas

Para muitos, o gerenciamento de clínicas é um grande desafio. Porém, você pode facilitar a sua gestão seguindo alguns passos:

1.Gerir colaboradores

É fundamental que você ouça os seus funcionários e mais do que isso, a mantenha-os motivados. 

Lembre-se de que apenas um colaborador insatisfeito pode comprometer toda motivação da sua equipe.  

É preciso se preocupar com o ambiente, com os recursos disponíveis para que a equipe realizar as tarefas e também, oferecer um espaço para ouvir as sugestões. 

2.Aumentar o nível de satisfação dos pacientes

Uma equipe treinada consegue atingir o máximo nível de satisfação dos seus pacientes. 

Isto porque, a solucionar os problemas deles será muito mais rápido e eficiente. 

E com a grande competitividade do mercado, não basta oferecer um bom atendimento é preciso criar um padrão de extrema qualidade para aumentar o nível de satisfação dos pacientes.  

3.Gerenciar crises

Gerenciar crises também é um dos grandes desafios de ser um administrador. 

No entanto, é preciso estar preparado tomar decisões ainda mais em momentos que não saem como planejado.

Ou seja, você deve estar preparado para resolver  qualquer situação que interfira nos planos da empresa, sejam eles internos ou externos. 

4.Controlar a agenda

A agenda é parte fundamental de qualquer clínica. Saber controlá-la é fundamental para manter as portas abertas e os pacientes satisfeitos.

Para facilitar esse controle vale recorrer a agenda eletrônica, que permite que toda a sua equipe saiba dos seus horários. Além disso, os agendamentos podem ser modificados de forma rápida. 

E com um sistema de gestão clínica médica integrado é possível ainda  ter controle da sua agenda em qualquer local. 

5.Potencializar a saúde financeira

Cuidar da parte financeira é fundamental para mantê-la funcionando.  

E um sistema de gestão clínica médica possibilita que você tenha controle sobre a real das finanças da sua empresa. 

Assim, caso você precise reduzir os gastos ou queira investir você saberá qual é o momento adequado para isso. 

Áreas que a gestão precisa otimizar

Para que uma empresa alcance o seu objetivo com o gerenciamento de clínicas, ela deve ficar atenta a diferentes aspectos do sistema de gestão clínica médica. 

Por exemplo, não se deve esquecer do financeiro e focar apenas no estoque, ou vice-versa. 

É preciso que a sua gestão esteja integrada em todos os aspectos, lembrando que com um software gerencial para pequenas empresas isso é ainda mais fácil.

Mas em quais áreas se deve focar?

1.Qualidade

Essa área está diretamente relacionado à expectativa do seu paciente. Aqui, é preciso superar as expectativas e garantir a sua satisfação. 

No seu consultório a gestão de qualidade é uma série de fatores que envolvem desde o primeiro contato até a finalização do tratamento. 

Por isso, para manter a qualidade nos atendimentos e serviços prestados você deve saber dispor dos colaboradores e suas habilidades.

2.Custos

A análise de custo permite que você tenha uma visão total de todos os seus gastos e assim, você possa reduzir custos ou fazer investimentos.

Para tanto, um software de gestão de clínicas pode ser útil na hora de fazer o controle de entradas e saídas de recursos.

3.Finanças

Administrar as finanças é muito mais do que trabalhar com a redução de custos dentro do sistema de gestão clínica médica. 

Aqui, você deve aplicar o seu dinheiro a fim de melhorar o atendimento e os serviços prestados.

O objetivo da gestão de finanças é saber o que cada área está consumindo e a partir disso verificar quais os melhores investimentos a serem feitos, como a compra de um equipamento novo ou reposição de materiais.

4.Atendimento

O processo de gestão de atendimento, se dá desde o momento em que o paciente liga para agendar uma consulta. 

Outros aspectos que são importantes neste item: decoração do consultório e limpeza. 

Lembre-se que a recepção faz parte da primeira impressão visual que o seu paciente terá da sua clínica e por isso ele deve gerar a melhor experiência. 

5.Estoque

Cuidar do estoque é fundamental para evitar perdas e aumentar a eficiência do atendimento.

Esse processo fica muito mais fácil com um sistema de gestão clínica médica.

Isso porque, com o software de gestão de clínicas você terá fácil acesso aos dados dos seu estoque, verificando quantidades e prazos de validade para saber o que precisar utilizar ou repor.

Mais do que isso, é possível saber ao certo quanto de investimento o setor precisará nos próximos meses. 

6.Resultados

É fundamental que você tenha metas, para que depois possa avaliar o cenário em que a sua empresa se encontra. 

Os seus objetivos devem ser bem definidos e monitorados com ajuda do  sistema de gestão clínica médica. 

Tenha metas a curto, médio e longo prazo e mensure se os resultados estão satisfatórios ou se alterações são necessárias.

Ferramentas para otimizar a gestão

Algumas ferramentas permitem que você otimize o gerenciamento de clínicas com o sistema de gestão clínica médica. 

Entre eles estão o software gerencial para pequenas empresas que possibilita ter em apenas um lugar a sua agenda, o fluxo de caixa e confirmação de consultas

As plataformas de gestão odontológica, como a Clínica Ideal, permitem que você não perca tempo no seu dia a dia e gerencie tudo em apenas um lugar. 

Dessa forma, você poderá se manter focado no atendimento enquanto a ferramenta cuida da parte burocrática. 

Você já está preparado para utilizar o sistema de gestão de clínica médica!

Ao longo deste conteúdo você viu a importância do gerenciamento de clínicas e como um software de gestão de clínicas pode ajudar. 

Além disso, pode compreender quais são as atividades atribuídas à quem gerencia a sua própria empresa. 

Empreender nem sempre é fácil e por isso, cuidar da administração de um consultório requer que você enfrenta alguns desafios. 

Estão inclusos nos desafios de um gerenciamento de clínicas a gestão de  funcionários, a satisfação dos seus clientes e a saúde financeira.

Mas não se preocupe, pois ferramentas de gestão como a Plataforma Clínica Ideal, são grandes aliados dos dentistas quando se trata de administrar o próprio consultório. 

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